Puštanje u rad je prekretnica.
Prihvatanje sistema je rezultat.

Ne. Ako već imate dizajn procesa, zahteve i jasan obim posla, bilo od sopstvenog tima ili od drugog partnera, krećemo od prve faze i potvrđujemo ono što postoji, umesto da to gradimo iznova.

Ono što se ne može preskočiti jesu same odluke. Model podataka, struktura sastavnice, tok upravljanja izmenama i obim migracije moraju biti utvrđeni pre nego što konfigurisanje počne. Ako su već utvrđeni, prva faza je kratka. Ako nisu, upravo je zato prva faza tu.

Tamo gde su odluke zaista otvorene, a ulog je visok, zaseban konsultantski angažman obično je jeftiniji put, jer se dešava pre nego što se obavežete na platformu.

Da. Novo okruženje se gradi paralelno, pa sistem koji vaši timovi danas koriste nastavlja da radi dok svako odeljenje zaista ne pređe.

Izuzetak je sam prelazak na novi sistem. Tokom definisanog termina, obično vikenda, podaci se zamrzavaju dok se izvršava završna migracija. Taj termin se dogovara unapred i planira oko vaših ciklusa puštanja u upotrebu, a ne najavljuje dve nedelje ranije.

Pošto je puštanje u rad fazno, u svakom trenutku je pogođeno samo odeljenje koje prelazi. Ostali nastavljaju uobičajeno.

Razvrstavaju se u tri grupe, a to razvrstavanje je odluka doneta u prvoj fazi, sa imenovanim vlasnikom na vašoj strani:

• Migrirani: podaci sa operativnom vrednošću, očišćeni i mapirani u novu strukturu
• Arhivirani: istorijski zapisi koji ostaju dostupni, ali izvan radnog sistema
• Ostavljeni: zastarele revizije, napuštene varijante i duplikati

Ništa se ne briše. Migracija se prvo izvodi u probnim krugovima, a vaši inženjeri pregledaju rezultate pre prave. Odluka o tome šta ne migrirati je ona koja određuje da li će novi sistem ostati upotrebljiv, i zato insistiramo da se donese izričito, a ne po automatizmu.

Osposobljavanje tima je deo projekta, u četvrtoj fazi. Vaše ključne korisnike i administratore dovodimo do radne osposobljenosti na konfiguraciji koju smo izgradili, koristeći vaše sopstvene procese i vaše podatke, a ne uopštene vežbe.

Odatle se znanje širi interno, što funkcioniše bolje nego kada vam spoljni predavač objašnjava vaš sopstveni proces. Dokumentacija i procedure koje predajemo napisane su tako da vaši ključni korisnici mogu da vode uvođenje korisnika za ostatak organizacije.

Izlazni kriterijum za četvrtu fazu je po tom pitanju precizan: vaši administratori moraju biti u stanju da obave rutinske poslove bez nas u prostoriji pre nego što se faza zatvori.

Prva faza se nudi po fiksnoj naknadi, jer je njen obim posla poznat: radionice, potvrda dizajna i potpisan blueprint dokument.

Faze od druge do pete nude se po fiksnoj ceni u odnosu na taj blueprint dokument, kada on postoji. Taj redosled je nameran. Fiksna cena data pre nego što je dizajn utvrđen ili je naduvana da pokrije nepoznato, ili se kasnije ponovo pregovara, a oba ishoda štete odnosu.

Licence su zasebne i ugovaraju se direktno između vas i proizvođača softvera. Mi vodimo komercijalni postupak, ali je ugovor na vaše ime.

Hoće. Na projektu ovakve dužine nešto u poslovanju se promeni pre nego što se on završi, a pretvaranje da neće je način na koji projekti završe tako što na vreme isporuče pogrešnu stvar.

Bitno je da se izmene tretiraju kao odluke sa vidljivim troškom, a ne da se tiho upijaju dok se rokovi ne uruše. Svaki zahtev za izmenu dobija procenu angažovanja, uticaja na rokove i toga šta bi moralo da se pomeri da bi se on primio. Vi odlučujete da li ulazi sada, u kasnijoj fazi ili uopšte ne.

Ono čemu se protivimo jeste izmena dizajna tokom konfigurisanja, jer se tu izmena od dva dana pretvara u izmenu od dve nedelje. Ako se nešto suštinsko pomeri, obično je jeftinije zastati i vratiti se na blueprint dokument nego graditi oko toga.

Da, i to je češći zahtev nego što industrijska grana voli da prizna. Počinje drugačije od uobičajenog angažmana: procenom stanja o tome gde projekat zaista stoji, a to je retko tamo gde izveštaj o statusu tvrdi.

Gledamo šta je konfigurisano, šta je dokumentovano, šta je testirano i šta je tiho odloženo. Rezultat je iskrena slika stanja i, po pravilu, tri opcije:

• Nastaviti odavde, uz prethodno zatvaranje propusta
• Ponovo izgraditi određene delove tamo gde se konfiguracija neće održati
• Stati, ako je sama pretpostavka bila pogrešna

Treći odgovor je neprijatan i dajemo ga kada je primenjiv. Nastavak projekta izgrađenog na pogrešnom dizajnu košta više od ponovnog početka.

Zato što to merimo, a ne pretpostavljamo. Izlazni kriterijum poslednje faze je produktivna upotreba kod predviđenih korisnika, a to znači gledanje onoga što sistem beleži: ko u njemu radi, koji procesi kroz njega prolaze i gde je aktivnost niža od očekivane.

Odeljenje sa neuobičajeno niskom aktivnošću nije problem obuke. To obično znači da je nađeno zaobilazno rešenje koje niko nije pomenuo, jer je brže. Ona izlaze na videlo tokom hypercare perioda, dok je projektni tim još uvek na okupu, a to je jedini trenutak kada je njihovo ispravljanje jeftino.

Dobijate paket za primopredaju: punu dokumentaciju konfiguracije, runbook za administratore, specifikacije integracija i listu svega što je formalno odloženo za kasniju fazu.

Odatle, neke firme sistem u potpunosti vode sopstvenim timom, a paket za primopredaju upravo zato i postoji. Druge nas zadrže za administraciju, nadogradnje i održavanje integracija u okviru usluge upravljanja sistemima.

Ta odluka se planira tokom pete faze, dok je projektni tim još uvek na okupu, umesto da se pokreće na brzinu kada su se svi već razišli.

Utvrđujemo u kojoj ste od tri polazne tačke, šta je već odlučeno i šta je još otvoreno. To obično traje jedan sastanak.

Najkorisnije što možete doneti nije dokument sa zahtevima. To je iskren opis onoga što je već pokušano, uključujući i sve što nije uspelo. Prethodni pokušaji nam govore više o tome šta će ovde uspeti nego bilo koja specifikacija.

Odatle predlažemo obim posla za prvu fazu sa fiksnom naknadom, a vi odlučujete da li idete dalje. Počnite odatle.